Warum um Himmels Willen sollten Sie Lotus Notes (aka IBM Notes aka HCL Notes) ablösen? Wir wissen doch alle: Never change a running system! Aber so ganz rund scheint das System ja nicht zu laufen.

Woher ich das weiß? Zwei Gründe. Erster Grund: Viele Kunden kommen zu uns mit einem Wunsch: “Könnt ihr uns bei der Ablösung von Lotus Notes-basierten Anwendungen helfen?” Zweiter Grund: Sie lesen ja offensichtlich gerade diesen Artikel hier. 

Wieso gerade so einige namhafte Unternehmen Individualsoftware auf Basis von Lotus Notes ablösen und auf welche Lösungen sie mittlerweile setzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die gute Nachricht vorweg: Ja, es gibt bessere Alternativen zu Lotus Notes! Doch bevor wir uns die schnelleren und agileren “Nachfolger” von Lotus Notes anschauen, müssen wir erstmal ein paar Fakten zu Notes neidlos anerkennen:

Der Aufstieg und Fall von Lotus Notes - wieso viele Unternehmen Lotus Notes ablösen

In 1984 (nicht dem Buch, sondern dem Jahr) war Lotus Notes revolutionär: ein dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem mit enger E-Mail Anbindung begeisterte damals die (noch relative kleine) Tech-Crowd. Sowas hatte es noch nicht gegeben. Gepaart wurde das ganze mit einer spannenden Entstehungsgeschichte mit so einigen Irrungen und Wirrungen. Deshalb ist unser “Hobby Tech-Historiker” und Profivertriebschef Markus auch heute noch davon begeistert. 

Über die Jahre wurde Lotus Notes eine echte Erfolgsstory, die 1996 für damals unerhörte 4 Mrd USD an IBM verkauft wurde –  der höchste Kaufpreis für eine Softwarefirma bis zu dem Zeitpunkt. 

Heute, jedoch, ist es ein wenig *hust* *hust* “staubig” im Notes-Umfeld geworden. Aus Lotus Notes wurde IBM Notes, aus IBM Notes irgendwann HCL Notes. Inhaltlich tat sich jedoch nicht allzu viel.

Das spüren die Nutzer. Die Datenbankstruktur ist inkonsistent und weist ein hohes Maß an Redundanz auf (wenn Sie sich einen Spaß erlauben und ein richtiges Fass aufmachen wollen, googlen Sie mal “Lotus Notes replication issues”). Unsere Kunden, die Lotus Notes ablösen wollen, berichten immer wieder: die Handhabung ist veraltet, zu kompliziert und zu langsam

Denn eine server-basierte Dokumentendatenbank ist kein Konzept, das heutige Administratoren oder Nutzer noch begeistert. Dafür muss Software lokal auf dem Server (“on-premises”) und dem Desktop installiert sein.

Die Vorteile einer Cloud-Alternative haben wir uns in unserem Was ist saas-Artikel schon im Detail angeschaut, also gehen wir heute nicht ins Detail. Kurz zusammengefasst: Cloud-Lösungen sind günstiger, sicherer, skalierbarer, lassen sich besser mit anderen Systemen verzahnen und sind schneller.

Der Wettkampf ist ausgekämpft und der Sieger steht mittlerweile klar fest. Fragt sich nur, auf wessen Seite Sie stehen wollen.

Was bedeutet das für Sie als Notes-Admin oder Geschäftsverantwortlichem?

Zwei (ungleich) unbequeme Lösungen gibt es für Sie: 

  1. Sie klammern sich weiter an Lotus Notes fest und nehmen eine Langsamkeit in der Weiterentwicklung und im Betrieb in Kauf, die Sie – über die Dauer der Verwendung gerechnet – Jahre (oder, schlimmer, Ihr Unternehmen) kosten kann. Ihr Wettbewerb wird es Ihnen danken.
  2. Sie schlucken die bittere Pille und schauen der Wahrheit ins Gesicht: Lotus Notes (und das gedankliche Konzept dahinter) ist nicht für die Ewigkeit gemacht. Das ist Ihnen bestimmt klar. Sind Sie jetzt aber auch offen für neue Lösungsansätze, mit denen Sie Ihre individuellen Probleme lösen? Ganz nebenbei gesagt ohne dass Sie oder Ihr Team Programmierkenntnisse benötigen. Wenn Sie dafür offen sind, dann lesen Sie weiter, wie genau das aussieht. 

Womit soll ich heutzutage Lotus Notes ablösen?

Viele Unternehmen, die heute Lotus Notes ablösen, suchen eine flexiblere Lösung. Eine Softwarelösung, die sich mit ihrem Unternehmen den Änderungen im Markt schnell anpassen kann. Aktuell sehen wir häufiger denn je, dass Unternehmer ihre Modelle rasant verändern, um ihr Überleben zu sichern.

Anstatt also mühselig, langwierig und kostspielig eine “perfekte” Software zu entwickeln, setzen die meisten erfolgreichen Unternehmen heutzutage auf individuelle, agile und jederzeit weiter anpassbare Softwarelösungen auf Basis einer No-Code Plattform.

No-Code Plattformen können Sie sich wie ein Baukasten-System vorstellen. Sie haben alle relevanten Bausteine parat, die Sie zur Erstellung einer Software oder der Anbindung einer Datenbank oder eines Webservices benötigen. So können Sie schnell (im Schnitt 8-10 mal schneller als traditionelle Programmierung) eine individuelle Software-Lösung erstellen und damit alle Arten von Prozessen und Workflows automatisieren. Anstatt also eine eigene Software von Grund auf zu entwickeln, klicken Sie sich die Lösung bequem per Drag’n’Drop zusammen.

Was verbirgt sich eigentlich genau hinter solchen No-Code Workflow-Lösungen?

Stellen Sie sich einen großen Hauptprozess in Ihrem Unternehmen vor

Egal ob es um Rechnungen in der Buchhaltung, Qualitätssicherung in der Produktion, Bewerbungseingang in der Personalabteilung, Warenbestände im Einkauf oder irgendeinen anderen Prozess geht. Ist eigentlich egal welcher, Hauptsache Sie denken an einen. 

(Falls es Ihnen schwer fällt, Ihre Prozesse aufzusetzen, haben wir hier eine Anleitung erstellt, Ihren SOP-Guide, den Sie hier kostenlos herunterladen können.)

Haben Sie Ihren Prozess vor Augen? Super! Diesen Prozess können Sie in kleine Unterprozesse unterteilen und diese dann in digitale und manuelle Arbeit. Alles, was digital ist, lässt sich sofort automatisieren, in dem Sie daraus Workflows in einer No-Code Plattform erstellen.

Alle Schritte des Prozesses werden der Reihe nach durchlaufen – nur eben nicht mit Papier, das weiter gereicht wird, sondern digital. 

Was für Vorteile bieten mir die Cloud-basierten Lösungen im Vergleich zu Lotus Notes?

Ganz einfaches Beispiel: Sie teilen ein Excel-Sheet mit Ihren Kollegen Harry und Bernd per E Mail. Harry ändert etwas, Bernd aber parallel dazu auch. Sie hatten in der Zwischenzeit auch noch einen kleinen Geistesblitz und plötzlich werkeln Sie alle an anderen Dokumenten herum. Die neuen Daten zusammen zu tragen ist recht mühsam und aufwendig. Und das ist nur ein sehr simples Beispiel.

Ein Lösungsansatz für dieses Problem hat Google Workspace popularisiert: Im Browser arbeiten Sie einfach mit Harry und Bernd am selben Dokument. Sie sind alle auf dem gleichen Stand und die Dokument-Historie ist für jeden nachvollziehbar.

Diese Art Lösung gibt es nun für jegliche Datenbank-Anbindung, Webservices oder Software, die Sie sich wünschen können. Auch hier öffnen Sie Ihren Browser und legen los: Sie setzen Workflows auf oder erstellen Schnittstellen an bestehende Systeme. Falls Sie Anbindungen an Ihre bestehende Datenbank, Ihr ERP-oder Nachrichten-System wünschen, stellt das für Sie beispielsweise auf unserer Plattform saas.do keinerlei Problem dar. 

Hier hilft es meistens im persönlichen Gespräch zu erörtern, wie Ihre individuelle Lösung aussieht. Falls Sie Redebedarf haben, kontaktieren Sie einfach Ihren Ansprechpartner Markus Bernhart (unseren “Hobby Tech-Historiker” von oben) hier.

Fazit

Sie und Ihr Unternehmen sind (meines Wissens nach) nicht mit Lotus Notes verheiratet. Klar, jeder Umzug ist ein wenig unbequem (aber weitaus weniger als Sie vermutlich annehmen). Wenn Sie aber ehrlich zu sich sind, wissen Sie, dass Sie bei Lotus Notes nicht mehr gut aufgehoben sind. Bei Lotus Notes zu bleiben ist mittlerweile nicht mehr nur “etwas umständlich”, sondern gefährlich fürs Geschäft. 

Viele unserer Kunden sind begeistert von der heute gängigen Alternative: No-Code. Unsere No-Code Plattform saas.do ist das optimale Werkzeug, wenn Sie Ihre individuellen Workflows erstellen und automatisieren wollen. 

Wenn Sie bei der Erstellung Ihrer Prozesse Unterstützung wünschen, laden Sie sich unseren SOP-Guide hier herunter

Und wenn Sie Lotus Notes ablösen und Ihre Ideen ins Software umsetzen wollen, nehmen Sie mit Ihrem Ansprechpartner hier Kontakt auf!