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XRechnung empfangen und stellen? Das mĂŒssen Sie wissen


Warum die XRechnung

Hintergrund der ganzen Chose: Die EU will digitaler werden und nicht nur aufholen, sondern sogar vorpreschen (#Digitaloffensive, Sie wissen schon...). Per EU-Richtlinie sowieso (2014/55/EU) sind alle Mitgliedsstaaten verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Das gilt ĂŒbrigens fĂŒr ganz Europa. Deswegen wird auch darĂŒber gemunkelt, dass die XRechnung der Standard fĂŒr ganz Europa werden könnte.

XRechnung: eine Lösung fĂŒr mehrere Probleme

Die XRechnung soll gleich mehrere Probleme lösen: ein einheitliches Format als strukturierter Datensatz bietet die Möglichkeit die Inhalte der Rechnung leichter zu validieren, die Buchhaltungskosten durch Digitalisierung und mögliche Automation werden minimiert und sogar die Umwelt geschont, durch Verzicht auf Papier, Druck und Versand.

Das Einsparpotenzial fĂŒr Bund und LĂ€nder wird auf 2,5 - 4,5 Milliarden Euro (pro Jahr!) geschĂ€tzt!

Nun gut, das ist wohl fĂŒr alle Anreiz genug um diese Umstellung zu forcieren.

Aus der oben genannten Richtlinie ist also eine E-Rechnungs-Norm entwickelt worden, die EN 16391. Auf dieser Norm aufbauend wurden wiederum die speziellen Anforderungen der einzelnen Mitgliedsstaaten in sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) festgehalten.

Die deutsche Antwort auf diese Norm und die Spezifizierungen ist die XRechnung (die XRechnung ist aber wohlgemerkt nicht die einzige CIUS auf dem Markt, es gibt auch noch ZUGFeRD, dazu hier mehr).

Was ist eine E-Rechnung? Elektronische Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung

Ein Bild, ein Scan oder eine PDF-Datei: alles elektronisch, alles digital – aber alles keine richtige E-Rechnung.

Wir haben ja unsere europĂ€ische Norm 16391, nicht vergessen! Darin steht sinngemĂ€ĂŸ, dass eine E-Rechnung strukturiert erstellt, ĂŒbertragen und empfangen werden muss. Des Weiteren muss eine automatisierte Verarbeitung des Dokuments möglich sein.

Das heißt auf gut Deutsch die E-Rechnung muss einem gewissen Standard entsprechen und vor allem einfach maschinenlesbar sein. Das ist bei einem aus Word exportierten PDF nicht der Fall.

Vorteile der XRechnung

Die XRechnung ist ein einheitlicher, technischer Standard. Sie:

  • gibt klare Verbindlichkeiten und Regeln vor, an die sich alle halten mĂŒssen. Das ist besonders fĂŒr die Dokumentation und das Dokumentenmanagement ein wichtiger Schritt.
  • baut auf offenen Standards auf
  • ist zuverlĂ€ssig und nachhaltig
  • ermöglicht die Automatisierung des Rechnungsworkflows, nicht nur fĂŒr den Sender, sondern auch den EmpfĂ€nger (und wer uns bei saas.do kennt, weiß spĂ€testens jetzt, wieso wir darĂŒber freudig berichten!  😁   Die Automatisierung von Prozessen ist unser Steckenpferd und wir haben beispielsweise den XRechnungs-Empfang schon erfolgreich umgesetzt, wie Sie hier lesen können).

Technisch Affine werden sagen: “Joa gut, das macht die XRechnung doch nicht sooo besonders, oder?” Aus der Technik-Perspektive stimmt das. Doch darum geht’s hier auch nicht. Der Gesetzgeber stellt sich voll hinter diese Initiative, treibt diese massiv voran und schreibt die Standards vor. Darum ist es eine recht sichere Wette zu behaupten, dass die XRechnung sich durchsetzen wird.

Was ist neu ab November 2020? Wen betrifft es?

Bereits seit dem 18. April 2020 sind alle Verwaltungen verpflichtet die XRechnung anzunehmen. Wenn Sie also fĂŒr die öffentliche Hand arbeiten, kennen Sie diese Thematik vermutlich schon gut.

Ab dem 27. November 2020 hat sich aber zusĂ€tzlich was fĂŒr unsere Unternehmer getan:

Sie sind also betroffen, wenn Sie Kunden wie das Land Bremen oder auf der Bundesebene (Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen Àhnlichen RechnungsempfÀnger) haben. Ab jetzt können Sie nur noch Rechnungen stellen, die den EU-Vorgaben entsprechen. Alle GeschÀftspartner von RechnungsempfÀngern des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen sind dazu verpflichtet, ihre Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu stellen. Mit PDFs oder Papierrechnungen werden Sie nicht mehr weiterkommen.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt noch ein paar wenige Ausnahmen:

  1. Wenn Sie nach ErfĂŒllung eines Direktauftrags eine Rechnung unter dem Wert von 1.000 Euro stellen, dann ist diese Rechnung von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
  2. AuftrÀge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
  3. Die BundeslÀnder haben die Möglichkeit abweichende Regelungen treffen.Eine interaktive Karte zum Stand der Umsetzung und den individuellen Regelungen findet sich z.B. beim Verband Elektronische Rechnung.

Dennoch ist der Trend klar erkennbar: Der Gesetzgeber meint es ernst mit der Umstellung und die XRechnung wird immer unumgĂ€nglicher. Das haben zuerst die Bundesbehörden gemerkt, jetzt ist es auch fĂŒr bundesnahe Behörden und deren Vertragspartner klar.

Wie sieht das praktische Arbeiten mit der XRechnung in der Buchhaltung aus?

“FĂŒr uns war das ganz klar ein Quantensprung in der Digitalisierung unserer AblĂ€ufe”, berichtet Herr O. der IT-Leiter eines deutschen bundesnahen Instituts ĂŒber die Umstellungen - dieses haben wir mit saas.do nĂ€mlich auf dieser Reise begleitet.

Plötzlich mussten sie die XRechnung empfangen können. Da fing die Herausforderung schon an: Technisch an sich war das nicht ohne Weiteres umsetzbar, besonders da das Institut bereits bestehende Prozesse zur Validierung von Rechnungen etabliert hatte. Verschiedene Empfangsstellen sind fĂŒr verschiedene Posten zustĂ€ndig.

Was das Problem noch verschĂ€rft hat: Die XRechnung ist fĂŒr das menschliche Auge nicht wirklich lesbar, sondern eine reine XML-Datei. Gut fĂŒr Computer, aber wie soll da jemand wissen, fĂŒr wen die Rechnung ist und wie soll sie validiert werden?

Zum GlĂŒck hatte Herr O. ein Ass im Ärmel: Bei seinem vorigen Arbeitgeber hatte er bereits Prozessoptimierungen geleitet und wusste, wie und mit wem er diese Herausforderungen meistern wĂŒrde.

Er dachte sich, dass die eingehende XRechnung im XML-Format erstmal in eine zentrale Schnittstelle geleitet werden mĂŒsste.

Darin wĂŒrde die ganze Magie passieren:

  1. Die Schnittstelle soll die relevanten Daten herauslösen und fĂŒrs menschliche Auge ĂŒbersetzen und in eine PDF ĂŒberfĂŒhren
  2. ZusĂ€tzlich ein weiteres Dokument fĂŒr die interne Verarbeitung erstellen und
  3. Zu guter Letzt schickt sie diesen digitalen Stapel ans Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiter. Die einzelnen PrĂŒfer erhalten den Dokumentenstapel dann ihren Kostenstellen zugeordnet zur Validierung

Der Prozess ist somit effizient, passt sich den gegebenen Validierungsprozessen an und ist komplett nachvollziehbar im DMS archiviert. 👌

Herr O. meint zwar, dass die Umstellung ein paar Unbequemlichkeiten mit sich gebracht hat, aber am Ende doch super funktioniert und sich gelohnt hat: Mehr Transparenz, schnellere Prozesse, besserer Workflow.

Und auch die Arbeit mit saas.do war ein voller Erfolg: “Wir brauchten einen flexiblen, zuverlĂ€ssigen Umsetzungspartner und eine Plattform, mit der wir schnell auf sich Ă€ndernde Situationen eingehen können und das schĂ€tzen wir an der No-Code Plattform saas.do!”

Sie sehen: Eine Erfolgsstory, wie auch unsere Behörden und Bundesnahen Institutionen den Sprung in die Digitalisierung meistern!

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Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Ganz einfach gesagt: die Ansicht. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD besteht aus einem Datensatz in Kombination mit einem Sichtdokument. Das kommt in Form eines PDFs. Damit ist ZUGFeRD ein hybrides Format.

Laut Koordinierungsstelle fĂŒr IT-Standards (KoSIT) war man sich bewusst, dass es bereits verschiedene Standards fĂŒr E-Rechnungen gibt. Man hat sich aber bewusst fĂŒr einen neuen, rein maschinenlesbaren Standard entschieden. Das alles fĂŒhrt aber hier zu weit und so sei nur auf die FAQ der KoSIT verwiesen.

Sie als Nutzer können aber beruhigt sein, dass es egal ist, ob Sie ZUGFeRD oder XRechnung nutzen, da beide Standards den europÀischen Vorgaben entsprechen. Es kommt aber letztlich auf die Vorgaben des RechnungsempfÀngers zum Empfang der Dokumente an.

Und unter uns: wir unterstĂŒtzen unsere Kunden mit saas.do auch beim neuen ZUGFeRD-Standard. DarĂŒber berichten wir in einem der kommenden Briefings. Wollen Sie jetzt schon mehr wissen, dann gibt es Infos direkt bei der Arbeitsgemeinschaft, die die Spezifikation pflegt.

XRechnung Zukunftsausblick

Ist die XRechnung bald EU-Standard?

GrĂ¶ĂŸere MĂŒhlen mahlen zwar langsamer, aber die Zeichen sind klar zu sehen:

Deutschland und Frankreich haben schon seit MĂ€rz 2020 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard. In Spanien wurden auch schon VorstĂ¶ĂŸe in die Vereinheitlichung der E-Rechnungen unternommen. Und in Italien ist die E-Rechnung sogar bereits Pflicht.

Mit der XRechnung sind Sie vermutlich zukĂŒnftig auf der sicheren Seite, wenn Sie auch einen Rechnungsaustausch ĂŒber die deutschen Bundesgrenzen hinaus pflegen. Vor allem weil Sie ĂŒber saas.do in alle Formate ĂŒbersetzen können und die Informationen fĂŒr Ihre Prozesse weiter nutzen.

FĂŒr unsere No-Coder: Sie geben vor, wie der Workflow und der gewĂŒnschte Prozess aussehen soll. Wir sagen dazu, dass das Ganze einfach visuell gemapped und mit Ihren EntitĂ€ten verbunden wird. Dann kann man im Workflow eine XML-Datei erzeugen und per API in ein Portal einstellen. Heißt fĂŒr Sie: Vollautomatisch und zusĂ€tzlich zu anderen Formaten. Alle weiteren Prozesse bleiben wie von Ihnen definiert.

Wird XRechnung auch in B2B und bei EndkundengeschÀften Pflicht?

Zwei SÀtze aus der EU-Richtlinie weisen darauf hin, dass zumindest mittelfristig alle Unternehmen und SelbststÀndige sich auf genau das einstellen sollten:

„DarĂŒber hinaus sollte die europĂ€ische Norm fĂŒr die elektronische Rechnungsstellung auch fĂŒr die Verwendung im GeschĂ€ftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein fĂŒr den Bereich der Vergabe öffentlicher AuftrĂ€ge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren GeschĂ€ftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“

Ganz klar: B2B und Endkunden sollen zukĂŒnftig auch die E-Rechnung nutzen.

Was soll ich tun, um auf XRechnung umzustellen?

Die XRechnung ist gekommen, um zu bleiben. Sie können sich auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung und beim Verband Elektronische Rechnung.weiterfĂŒhrende Informationen einholen.

An sich ist die XRechnung ein Schritt in die richtige Richtung der Digitalisierung und Schaffung von Standards. Durch die verschiedenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung (alleine der Bund hat 2 Eingangsportale und ermöglicht diverse weitere ZugÀnge wie Peppol) und die Alternativen wie ZUGFeRD, ist es aber schwierig hier eine einfache Handlungsempfehlung auszusprechen. Wie so oft, hÀngt eine Entscheidung von den jeweiligen Rahmenbedingungen, dem Kundenstamm und dem GeschÀftsmodell ab.

Wenn Sie auf diese Änderungen vorbereitet sein wollen - oder wenn Sie nun ins Handeln kommen mĂŒssen, weil Sie Kundschaft in der öffentlichen Hand haben:

Kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen ganz schnell und einfach weiter, damit Sie wie gewohnt weiter Ihre Rechnungen stellen und empfangen können und so gut gewappnet der Zukunft begegnen können.

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