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Datenmanagement

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In einer Geschäftswelt, die immer digitaler wird, tun sich viele Unternehmen noch schwer im Umgang mit den wachsenden Datenmengen, deren Steuerung und Migration zwischen Systemen. Denn fehlerlose und schnelle Datenverarbeitung ist nur automatisiert möglich. Hier erfahren Sie, wie Sie das Datenmanagement mit No-Code ohne Programmierkenntnisse umsetzen können.

Wieder einmal gilt es Rechnungen auszustellen in einem mittelständischen Unternehmen in Deutschland. Dafür muss zunächst die aktuelle Excel-Liste mit Kundendaten gefunden werden. Wo sind noch gleich die offenen Posten notiert? Ahja, jetzt das Passwort für den Bankzugang aus dem „geheimen“ Word-Dokument kopieren und die Posten mit den eingegangenen Zahlungen abgleichen; vielleicht sind Mahnungen fällig. Bloß nicht in der Zeile verrutschen, sonst beginnt eine tagelange Berichtigungsschleife in der Buchhaltung. Die Erstellung der PDFs für die einzelnen Rechnungen wird den ganzen Nachmittag dauern. Naja, die neuen Aufträge werden dann morgen gesichtet…

So oder ähnlich sieht die Datenverarbeitung in so manchen mittelständischen Unternehmen aus. Die sogenannte „Schatten-IT“, bestehend aus unübersichtlichen Dateien, zwischen denen händisch Daten übertragen werden, kostet dabei unglaublich viel Zeit und führt immer wieder zu Fehlern. Standardsoftware, die einzelne Prozesse automatisiert, ist entweder zu teuer oder nicht auf die individuellen Strukturen zugeschnitten. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf No-Code-Plattformen, denn diese ermöglichen die Entwicklung individueller Anwendungen für verschiedenste Prozesse ohne Programmierkenntnisse. Gleichzeitig fungiert die Plattform als Vermittler zwischen diesen Anwendungen und Datenquellen – dem sogenannten Datenmanagement. So lässt sich mühelos eine automatische Rechnungserstellung entwickeln, die sich die notwendigen Daten genau dort herauszieht, wo sie abgelegt sind. Nun ist höchstens noch ein Klick zur Freigabe nötig. Wie in diesem Beispiel können Sie mit No-Code die Daten im gesamten Unternehmen automatisiert fließen lassen und viel Zeit sparen, wenn einige Grundprinzipien bekannt sind.

No-Code bringt Ordnung ins Datenchaos

Schnell sind mit No-Code erste Anwendungen per Drag-and-Drop erstellt, die Sie direkt einsetzen können. Häufig benötigen diese Applikationen allerdings Daten, die sie verarbeiten sollen. Diese können in Auftrags-PDFs, Excel-Listen, E-Mails, Datenbanken und Fremdsystemen vorliegen oder von anderen No-Code-Anwendungen produziert werden. Für all diese Fälle hat No-Code ein und dieselbe Lösung: unkomplizierte Schnittstellenanbindung. Sogenannte Programmierschnittstellen (APIs) bilden wichtige Knotenpunkte zur Kommunikation zwischen verschiedensten Datenquellen und Anwendungen (genauere Erklärung hier).

Die Erstellung von APIs mit No-Code für das Datenmanagement folgt demselben einfachen Prinzip wie die App-Entwicklung: Drag-and-Drop. Die grafische Benutzeroberfläche bietet dabei zwei voneinander getrennte Boxen, die am Ende logisch miteinander verknüpft werden. Links befindet sich der sogenannte „When-Trigger“. Dort werden mit Codebausteinen die Voraussetzungen für die Ausführung einer Aktion definiert. Über eine Datenmaske lassen sich diese Angaben spezifizieren. Für die API-Erstellung entspricht das beispielsweise dem Eingang von Daten über einen bestimmten Input. In der Folge wird die rechts definierte Aktion getriggert: ein API-Call. Dadurch werden Daten an eine URL gesendet, auf die dann andere Anwendungen zugreifen können. Das bevorzugt verwendete Datenformat (JavaScript Object Notation) ist von allen No-Code-Anwendungen und den meisten modernen Fremdsystemen lesbar. Aber auch klassische XML-, EDI-, EDIFACT- oder SOAP-Schnittstellen werden unterstützt.

Somit kann an beliebiger Stelle und letztlich auch im gesamten Unternehmen ein automatisierter und orchestrierter Datenstrom erzeugt werden.

Was bedeutet Datenmanagement für Unternehmen?

Besonders bei der Erweiterung oder Umstrukturierung von Software-Landschaften ist die Migration von Daten für viele Unternehmen ein großes Problem. Die händische Übertragung von Bestandsdaten stellt oft eine so große Hürde dar, dass lieber auf digitale Weiterentwicklung verzichtet wird. Das bedeutet in der Regel negative Auswirkungen auf den Geschäftserfolg. No-Code beseitigt diese Hürde, indem neue Anwendungen zum selbstständigen Datentransfer befähigt werden. Bei jeder Umstellung können die dafür notwendigen Schnittstellen mit wenigen Klicks angepasst werden. So kann die digitale Infrastruktur jederzeit optimal aufgestellt werden.

Die berüchtigte „Schatten-IT“ wird durch den automatisierten Transfer schnell obsolet. Es sind schlichtweg keine Excel-Dateien, keine händische Übertragung und kein großer Arbeitsaufwand für Verwaltungsaufgaben mehr notwendig. Das schafft einen bedeutenden Zugewinn an Zeit, der dem eigentlichen Geschäftsmodell zugute kommt. Unternehmen werden dadurch wesentlich effizienter. Gleichzeitig wird der Austausch mit Handelspartnern vereinfacht. Über bereitgestellte Schnittstellen können auch diese ihre Systeme anbinden. Dadurch können Auftragsdaten automatisiert in die Produktion fließen. Feedback wie etwa in Form einer Rechnung wird direkt zurückgesendet. Der Datenaustausch mit Partnern durch APIs wird den Handel wahrscheinlich nachhaltig verändern. Manche sprechen bereits von einer nahenden „API-Economy“. Szenarios wie zu Beginn dieses Beitrags werden somit zu Erzählungen aus vergangenen Tagen.

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