Row of Folders

Sieht bei Ihnen in der Buchhaltung die Rechnungsbearbeitung auch noch so aus? Manuell, analog, zeitaufwändig?

Doch halt: die digitale Rettung naht, denn die XRechnung ist seit November 2020 offiziell am Start! Jubelschreie? Vermutlich weniger. Eher ein paar offene Fragen, stimmt’s? Zum Beispiel diese hier:

Was ist die XRechnung und wer benötigt sie? Ab wann ist die XRechnung für wen Pflicht? Wie erstelle ich diese? Wie empfange und ordne ich sie? Kann ich das Format umwandeln? Wird die XRechnung irgendwann europäischer Standard? Auch in B2B und Endkundengeschäften? Und warum gibt’s die überhaupt?

Das und mehr klären wir hier in diesem “Alles zur XRechnung”-Artikel. 

Wenn Sie bereits wissen, dass Sie Unterstützung benötigen zum Senden und Empfangen der XRechnung, sprechen Sie uns gerne direkt an!

Los geht’s!

Warum die XRechnung

Hintergrund der ganzen Chose: Die EU will digitaler werden und nicht nur aufholen, sondern sogar vorpreschen (#Digitaloffensive, Sie wissen schon...). Per EU-Richtlinie sowieso (2014/55/EU) sind alle Mitgliedsstaaten verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Das gilt übrigens für ganz Europa. Deswegen wird auch darüber gemunkelt, dass die XRechnung der Standard für ganz Europa werden könnte.

XRechnung: eine Lösung für mehrere Probleme

Die XRechnung soll gleich mehrere Probleme lösen: ein einheitliches Format als strukturierter Datensatz bietet die Möglichkeit die Inhalte der Rechnung leichter zu validieren, die Buchhaltungskosten durch Digitalisierung und mögliche Automation werden minimiert und sogar die Umwelt geschont, durch Verzicht auf Papier, Druck und Versand.

Das Einsparpotenzial für Bund und Länder wird auf 2,5 - 4,5 Milliarden Euro (pro Jahr!) geschätzt! 

Nun gut, das ist wohl für alle Anreiz genug um diese Umstellung zu forcieren.

Aus der oben genannten Richtlinie ist also eine E-Rechnungs-Norm entwickelt worden, die EN 16391. Auf dieser Norm aufbauend wurden wiederum die speziellen Anforderungen der einzelnen Mitgliedsstaaten in sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) festgehalten. 

Die deutsche Antwort auf diese Norm und die Spezifizierungen ist die XRechnung (die XRechnung ist aber wohlgemerkt nicht die einzige CIUS auf dem Markt, es gibt auch noch ZUGFeRD, dazu hier mehr).

Was ist eine E-Rechnung? Elektronische Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung

Ein Bild, ein Scan oder eine PDF-Datei: alles elektronisch, alles digital – aber alles keine richtige E-Rechnung. 

Wir haben ja unsere europäische Norm 16391, nicht vergessen! Darin steht sinngemäß, dass eine E-Rechnung strukturiert erstellt, übertragen und empfangen werden muss. Des Weiteren muss eine automatisierte Verarbeitung des Dokuments möglich sein.

Das heißt auf gut Deutsch die E-Rechnung muss einem gewissen Standard entsprechen und vor allem einfach maschinenlesbar sein. Das ist bei einem aus Word exportierten PDF nicht der Fall.

Vorteile der XRechnung

Die XRechnung ist ein einheitlicher, technischer Standard. Sie:

  • gibt klare Verbindlichkeiten und Regeln vor, an die sich alle halten müssen. Das ist besonders für die Dokumentation und das Dokumentenmanagement ein wichtiger Schritt.
  • baut auf offenen Standards auf
  • ist zuverlässig und nachhaltig
  • ermöglicht die Automatisierung des Rechnungsworkflows, nicht nur für den Sender, sondern auch den Empfänger (und wer uns bei saas.do kennt, weiß spätestens jetzt, wieso wir darüber freudig berichten!  😁   Die Automatisierung von Prozessen ist unser Steckenpferd und wir haben beispielsweise den XRechnungs-Empfang schon erfolgreich umgesetzt, wie Sie hier lesen können).

Technisch Affine werden sagen: “Joa gut, das macht die XRechnung doch nicht sooo besonders, oder?” Aus der Technik-Perspektive stimmt das. Doch darum geht’s hier auch nicht. Der Gesetzgeber stellt sich voll hinter diese Initiative, treibt diese massiv voran und schreibt die Standards vor. Darum ist es eine recht sichere Wette zu behaupten, dass die XRechnung sich durchsetzen wird.


Was ist neu ab November 2020? Wen betrifft es?

Bereits seit dem 18. April 2020 sind alle Verwaltungen verpflichtet die XRechnung anzunehmen. Wenn Sie also für die öffentliche Hand arbeiten, kennen Sie diese Thematik vermutlich schon gut. 

Ab dem 27. November 2020 hat sich aber zusätzlich was für unsere Unternehmer getan: 

Sie sind also betroffen, wenn Sie Kunden wie das Land Bremen oder auf der Bundesebene (Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen ähnlichen Rechnungsempfänger) haben. Ab jetzt können Sie nur noch Rechnungen stellen, die den EU-Vorgaben entsprechen. Alle Geschäftspartner von Rechnungsempfängern des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen sind dazu verpflichtet, ihre Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu stellen. Mit PDFs oder Papierrechnungen werden Sie nicht mehr weiterkommen.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt noch ein paar wenige Ausnahmen: 

  1. Wenn Sie nach Erfüllung eines Direktauftrags eine Rechnung unter dem Wert von 1.000 Euro stellen, dann ist diese Rechnung von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. 
  2. Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
  3. Die Bundesländer haben die Möglichkeit abweichende Regelungen treffen.Eine interaktive Karte zum Stand der Umsetzung und den individuellen Regelungen findet sich z.B. beim Verband Elektronische Rechnung.

Dennoch ist der Trend klar erkennbar: Der Gesetzgeber meint es ernst mit der Umstellung und die XRechnung wird immer unumgänglicher. Das haben zuerst die Bundesbehörden gemerkt, jetzt ist es auch für bundesnahe Behörden und deren Vertragspartner klar.


Wie sieht das praktische Arbeiten mit der XRechnung in der Buchhaltung aus?

“Für uns war das ganz klar ein Quantensprung in der Digitalisierung unserer Abläufe”, berichtet Herr O. der IT-Leiter eines deutschen bundesnahen Instituts über die Umstellungen - dieses haben wir mit saas.do nämlich auf dieser Reise begleitet.

Plötzlich mussten sie die XRechnung empfangen können. Da fing die Herausforderung schon an: Technisch an sich war das nicht ohne Weiteres umsetzbar, besonders da das Institut bereits bestehende Prozesse zur Validierung von Rechnungen etabliert hatte. Verschiedene Empfangsstellen sind für verschiedene Posten zuständig. 

Was das Problem noch verschärft hat: Die XRechnung ist für das menschliche Auge nicht wirklich lesbar, sondern eine reine XML-Datei. Gut für Computer, aber wie soll da jemand wissen, für wen die Rechnung ist und wie soll sie validiert werden?

Zum Glück hatte Herr O. ein Ass im Ärmel: Bei seinem vorigen Arbeitgeber hatte er bereits Prozessoptimierungen geleitet und wusste, wie und mit wem er diese Herausforderungen meistern würde. 

Er dachte sich, dass die eingehende XRechnung im XML-Format erstmal in eine zentrale Schnittstelle geleitet werden müsste. 

Darin würde die ganze Magie passieren: 

  1. Die Schnittstelle soll die relevanten Daten herauslösen und fürs menschliche Auge übersetzen und in eine PDF überführen
  2. Zusätzlich ein weiteres Dokument für die interne Verarbeitung erstellen und
  3. Zu guter Letzt schickt sie diesen digitalen Stapel ans Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiter. Die einzelnen Prüfer erhalten den Dokumentenstapel dann ihren Kostenstellen zugeordnet zur Validierung 

Der Prozess ist somit effizient, passt sich den gegebenen Validierungsprozessen an und ist komplett nachvollziehbar im DMS archiviert. 👌

Herr O. meint zwar, dass die Umstellung ein paar Unbequemlichkeiten mit sich gebracht hat, aber am Ende doch super funktioniert und sich gelohnt hat: Mehr Transparenz, schnellere Prozesse, besserer Workflow.

Und auch die Arbeit mit saas.do war ein voller Erfolg: “Wir brauchten einen flexiblen, zuverlässigen Umsetzungspartner und eine Plattform, mit der wir schnell auf sich ändernde Situationen eingehen können und das schätzen wir an der No-Code Plattform saas.do!”

Sie sehen: Eine Erfolgsstory, wie auch unsere Behörden und Bundesnahen Institutionen den Sprung in die Digitalisierung meistern!

Men writing

Was muss das XRechnungs- Format (bzw. die EN-16931-konforme Rechnung) enthalten?

Wenn Sie Kundschaft in der öffentlichen Hand haben, müssen Sie Ihre Rechnung EN-konform abliefern. Als Empfänger müssen Sie sicherstellen, das alles bei Ihnen richtig eingereicht wurde.

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen werden zusätzlich folgende Angaben gefordert:

  1. Identifikationsnummer (die gibt es meistens in Form der Leitweg-ID)
  2. die Bankverbindungsdaten
  3. die Zahlungsbedingungen
  4. die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers bzw. Rechnungssenders (es kann auch die De-Mail-Adresse erfragt werden)

Dazu kommen dann noch folgende Angaben nach ERechV, wenn diese dem Rechnungssteller im Rahmen der Beauftragung übermittelt wurden:

  1. die Lieferantennummer
  2. eine Bestellnummer und
  3. eventuell noch ein Aktenzeichen oder eine Kostenstelle, sofern vorhanden. - das kommt aber eher selten vor

Je nach Rechnungsempfänger kann es vor allem in Bezug auf die geforderte Identifikationsnummer abweichende Regelungen geben. Bitte entnehmen Sie diese daher der gültigen ERechV des Bundes bzw. Bundeslandes oder stimmen Sie dies mit Ihrem Empfänger ab.


Alternativen zu XRechnung - was ist ZUGFeRD?

Sie haben vielleicht schon von ZUGFeRD gehört. Das steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein beliebter Standard für E-Rechnungen. Gerade ist die neue Version ZUGFeRD 2.1.1 erschienen, die ebenfalls die EU-Richtlinie umsetzt und sogar die XRechnung im PDF-Container enthält. 

Da drängt sich doch die Frage auf….

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Ganz einfach gesagt: die Ansicht. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD besteht aus einem Datensatz in Kombination mit einem Sichtdokument. Das kommt in Form eines PDFs. Damit ist ZUGFeRD ein hybrides Format.

Laut Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) war man sich bewusst, dass es bereits verschiedene Standards für E-Rechnungen gibt. Man hat sich aber bewusst für einen neuen, rein maschinenlesbaren Standard entschieden. Das alles führt aber hier zu weit und so sei nur auf die FAQ der KoSIT verwiesen.

Sie als Nutzer können aber beruhigt sein, dass es egal ist, ob Sie ZUGFeRD oder XRechnung nutzen, da beide Standards den europäischen Vorgaben entsprechen. Es kommt aber letztlich auf die Vorgaben des Rechnungsempfängers zum Empfang der Dokumente an.

Und unter uns: wir unterstützen unsere Kunden mit saas.do auch beim neuen ZUGFeRD-Standard. Darüber berichten wir in einem der kommenden Briefings. Wollen Sie jetzt schon mehr wissen, dann gibt es Infos direkt bei der Arbeitsgemeinschaft, die die Spezifikation pflegt.


XRechnung Zukunftsausblick

Ist die XRechnung bald EU-Standard?

Größere Mühlen mahlen zwar langsamer, aber die Zeichen sind klar zu sehen: 

Deutschland und Frankreich haben schon seit März 2020 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard. In Spanien wurden auch schon Vorstöße in die Vereinheitlichung der E-Rechnungen unternommen. Und in Italien ist die E-Rechnung sogar bereits Pflicht.

Mit der XRechnung sind Sie vermutlich zukünftig auf der sicheren Seite, wenn Sie auch einen Rechnungsaustausch über die deutschen Bundesgrenzen hinaus pflegen. Vor allem weil Sie über saas.do in alle Formate übersetzen können und die Informationen für Ihre Prozesse weiter nutzen.

Für unsere No-Coder: Sie geben vor, wie der Workflow und der gewünschte Prozess aussehen soll. Wir sagen dazu, dass das Ganze einfach visuell gemapped und mit Ihren Entitäten verbunden wird. Dann kann man im Workflow eine XML-Datei erzeugen und per API in ein Portal einstellen. Heißt für Sie: Vollautomatisch und zusätzlich zu anderen Formaten. Alle weiteren Prozesse bleiben wie von Ihnen definiert.

Wird XRechnung auch in B2B und bei Endkundengeschäften Pflicht?

Zwei Sätze aus der EU-Richtlinie weisen darauf hin, dass zumindest mittelfristig alle Unternehmen und Selbstständige sich auf genau das einstellen sollten: 

„Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“ 

Ganz klar: B2B und Endkunden sollen zukünftig auch die E-Rechnung nutzen.

Was soll ich tun, um auf XRechnung umzustellen?

Die XRechnung ist gekommen, um zu bleiben. Sie können sich auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung und beim Verband Elektronische Rechnung.weiterführende Informationen einholen.

An sich ist die XRechnung ein Schritt in die richtige Richtung der Digitalisierung und Schaffung von Standards. Durch die verschiedenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung (alleine der Bund hat 2 Eingangsportale und ermöglicht diverse weitere Zugänge wie Peppol) und die Alternativen wie ZUGFeRD, ist es aber schwierig hier eine einfache Handlungsempfehlung auszusprechen. Wie so oft, hängt eine Entscheidung von den jeweiligen Rahmenbedingungen, dem Kundenstamm und dem Geschäftsmodell ab.

Wenn Sie auf diese Änderungen vorbereitet sein wollen - oder wenn Sie nun ins Handeln kommen müssen, weil Sie Kundschaft in der öffentlichen Hand haben:

Kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen ganz schnell und einfach weiter, damit Sie wie gewohnt weiter Ihre Rechnungen stellen und empfangen können und so gut gewappnet der Zukunft begegnen können.