Warum die XRechnung
Hintergrund der ganzen Chose: Die EU will digitaler werden und nicht nur aufholen, sondern sogar vorpreschen (#Digitaloffensive, Sie wissen schon...). Per EU-Richtlinie sowieso (2014/55/EU) sind alle Mitgliedsstaaten verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Das gilt übrigens für ganz Europa. Deswegen wird auch darüber gemunkelt, dass die XRechnung der Standard für ganz Europa werden könnte.
XRechnung: eine Lösung für mehrere Probleme
Die XRechnung soll gleich mehrere Probleme lösen: ein einheitliches Format als strukturierter Datensatz bietet die Möglichkeit die Inhalte der Rechnung leichter zu validieren, die Buchhaltungskosten durch Digitalisierung und mögliche Automation werden minimiert und sogar die Umwelt geschont, durch Verzicht auf Papier, Druck und Versand.
Das Einsparpotenzial für Bund und Länder wird auf 2,5 - 4,5 Milliarden Euro (pro Jahr!) geschätzt!
Nun gut, das ist wohl für alle Anreiz genug um diese Umstellung zu forcieren.
Aus der oben genannten Richtlinie ist also eine E-Rechnungs-Norm entwickelt worden, die EN 16391. Auf dieser Norm aufbauend wurden wiederum die speziellen Anforderungen der einzelnen Mitgliedsstaaten in sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) festgehalten.
Die deutsche Antwort auf diese Norm und die Spezifizierungen ist die XRechnung (die XRechnung ist aber wohlgemerkt nicht die einzige CIUS auf dem Markt, es gibt auch noch ZUGFeRD, dazu hier mehr).
Was ist eine E-Rechnung? Elektronische Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung
Ein Bild, ein Scan oder eine PDF-Datei: alles elektronisch, alles digital – aber alles keine richtige E-Rechnung.
Wir haben ja unsere europäische Norm 16391, nicht vergessen! Darin steht sinngemäß, dass eine E-Rechnung strukturiert erstellt, übertragen und empfangen werden muss. Des Weiteren muss eine automatisierte Verarbeitung des Dokuments möglich sein.
Das heißt auf gut Deutsch die E-Rechnung muss einem gewissen Standard entsprechen und vor allem einfach maschinenlesbar sein. Das ist bei einem aus Word exportierten PDF nicht der Fall.
Vorteile der XRechnung
Die XRechnung ist ein einheitlicher, technischer Standard. Sie:
- gibt klare Verbindlichkeiten und Regeln vor, an die sich alle halten müssen. Das ist besonders für die Dokumentation und das Dokumentenmanagement ein wichtiger Schritt.
- baut auf offenen Standards auf
- ist zuverlässig und nachhaltig
- ermöglicht die Automatisierung des Rechnungsworkflows, nicht nur für den Sender, sondern auch den Empfänger (und wer uns bei saas.do kennt, weiß spätestens jetzt, wieso wir darüber freudig berichten! 😁 Die Automatisierung von Prozessen ist unser Steckenpferd und wir haben beispielsweise den XRechnungs-Empfang schon erfolgreich umgesetzt, wie Sie hier lesen können).
Technisch Affine werden sagen: “Joa gut, das macht die XRechnung doch nicht sooo besonders, oder?” Aus der Technik-Perspektive stimmt das. Doch darum geht’s hier auch nicht. Der Gesetzgeber stellt sich voll hinter diese Initiative, treibt diese massiv voran und schreibt die Standards vor. Darum ist es eine recht sichere Wette zu behaupten, dass die XRechnung sich durchsetzen wird.
Was ist neu ab November 2020? Wen betrifft es?
Bereits seit dem 18. April 2020 sind alle Verwaltungen verpflichtet die XRechnung anzunehmen. Wenn Sie also für die öffentliche Hand arbeiten, kennen Sie diese Thematik vermutlich schon gut.
Ab dem 27. November 2020 hat sich aber zusätzlich was für unsere Unternehmer getan:
Sie sind also betroffen, wenn Sie Kunden wie das Land Bremen oder auf der Bundesebene (Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen ähnlichen Rechnungsempfänger) haben. Ab jetzt können Sie nur noch Rechnungen stellen, die den EU-Vorgaben entsprechen. Alle Geschäftspartner von Rechnungsempfängern des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen sind dazu verpflichtet, ihre Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu stellen. Mit PDFs oder Papierrechnungen werden Sie nicht mehr weiterkommen.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, es gibt noch ein paar wenige Ausnahmen:
- Wenn Sie nach Erfüllung eines Direktauftrags eine Rechnung unter dem Wert von 1.000 Euro stellen, dann ist diese Rechnung von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
- Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
- Die Bundesländer haben die Möglichkeit abweichende Regelungen treffen.Eine interaktive Karte zum Stand der Umsetzung und den individuellen Regelungen findet sich z.B. beim Verband Elektronische Rechnung.
Dennoch ist der Trend klar erkennbar: Der Gesetzgeber meint es ernst mit der Umstellung und die XRechnung wird immer unumgänglicher. Das haben zuerst die Bundesbehörden gemerkt, jetzt ist es auch für bundesnahe Behörden und deren Vertragspartner klar.
Wie sieht das praktische Arbeiten mit der XRechnung in der Buchhaltung aus?
“Für uns war das ganz klar ein Quantensprung in der Digitalisierung unserer Abläufe”, berichtet Herr O. der IT-Leiter eines deutschen bundesnahen Instituts über die Umstellungen - dieses haben wir mit saas.do nämlich auf dieser Reise begleitet.
Plötzlich mussten sie die XRechnung empfangen können. Da fing die Herausforderung schon an: Technisch an sich war das nicht ohne Weiteres umsetzbar, besonders da das Institut bereits bestehende Prozesse zur Validierung von Rechnungen etabliert hatte. Verschiedene Empfangsstellen sind für verschiedene Posten zuständig.
Was das Problem noch verschärft hat: Die XRechnung ist für das menschliche Auge nicht wirklich lesbar, sondern eine reine XML-Datei. Gut für Computer, aber wie soll da jemand wissen, für wen die Rechnung ist und wie soll sie validiert werden?
Zum Glück hatte Herr O. ein Ass im Ärmel: Bei seinem vorigen Arbeitgeber hatte er bereits Prozessoptimierungen geleitet und wusste, wie und mit wem er diese Herausforderungen meistern würde.
Er dachte sich, dass die eingehende XRechnung im XML-Format erstmal in eine zentrale Schnittstelle geleitet werden müsste.
Darin würde die ganze Magie passieren:
- Die Schnittstelle soll die relevanten Daten herauslösen und fürs menschliche Auge übersetzen und in eine PDF überführen
- Zusätzlich ein weiteres Dokument für die interne Verarbeitung erstellen und
- Zu guter Letzt schickt sie diesen digitalen Stapel ans Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiter. Die einzelnen Prüfer erhalten den Dokumentenstapel dann ihren Kostenstellen zugeordnet zur Validierung
Der Prozess ist somit effizient, passt sich den gegebenen Validierungsprozessen an und ist komplett nachvollziehbar im DMS archiviert. 👌
Herr O. meint zwar, dass die Umstellung ein paar Unbequemlichkeiten mit sich gebracht hat, aber am Ende doch super funktioniert und sich gelohnt hat: Mehr Transparenz, schnellere Prozesse, besserer Workflow.
Und auch die Arbeit mit saas.do war ein voller Erfolg: “Wir brauchten einen flexiblen, zuverlässigen Umsetzungspartner und eine Plattform, mit der wir schnell auf sich ändernde Situationen eingehen können und das schätzen wir an der No-Code Plattform saas.do!”
Sie sehen: Eine Erfolgsstory, wie auch unsere Behörden und Bundesnahen Institutionen den Sprung in die Digitalisierung meistern!