Mit dem Reklamationsmanagent (RMA) von saas.do zu mehr Kundenzufriedenheit

Das Reklamationsmanagement umfasst die Reaktion, die Planung sowie Durchführung, die ein Unternehmen hinsichtlich einer Kundenreklamationen unternimmt. Entscheidend für die Kundenzufriedenheit ist eine schnelle Handlungsfähigkeit im Reklamationsfall, eine einfache und transparente Kommunikation sowie letztlich eine Verbesserung des Produkts.

Eine Produktionsfirma mit mehreren Standorten im europäischen Raum hat sich auf die Produktion von Motoren, Pumpen und Ventilen für Industrieanlagen spezialisiert. Sie setzen bei ihren Kunden auf eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit und legen deshalb einen Schwerpunkt auf eine kundenfreundliche Reklamation. Täglich kommen Reklamationen von Kunden per E-Mail, Telefon, als Fax oder lediglich durch die Rücksendung des Produktes im Unternehmen an. Diese müssen dokumentiert, an die zuständige Stelle weitergeleitet und dem Kunden bestätigt werden. Zudem muss die Fehlerursache ermittelt werden, um nicht denselben Fehler beim Kunden zu wiederholen und sein Vertrauen zu verlieren. Mit einem Reklamationsportal von saas.do konnte bei den Produkten und Services der Produktionsfirma ein hohes Qualitätsniveau und eine hohe Flexibilität erzielt werden.

Reklamationsprozesse in einem Kundenportal von saas.do automatisieren

Mit saas.do steuern Sie im Reklamationsmanagement alle Maßnahmen zur Bearbeitung und Analyse von einem Portal aus. Die Bearbeitung der Reklamationen und Maßnahmen der Wiederbeschaffung werden durch die Workflows von saas.do automatisiert und sind für den Kunden transparent einsehbar. So erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit und optimieren Ihre Prozesse.

Die Workflows mit saas.do

• Reklamationsannahme: Erstellen Sie ein Kundenportal, über das Reklamationen hinterlegt werden und Kunden sich einloggen können. Erstellen Sie ein Formular, mit dem Reklamationen standardisiert erfasst werden können, beispielsweise die Garantiedauer oder die Art der Beschädigung.
• Eingangsbestätigung: Fügen Sie eine Benachrichtigungsfunktion und eine Statusanzeige ein, wodurch der Kunde über jeden Fortschritt informiert wird.
• Reklamationsbearbeitung und Fehlersuche ermitteln: Leiten Sie einen Reklamationseingang automatisch an einen Sachbearbeiter und die Warenwirtschaft weiter. Bei einzelnen Ersatzteilen kann automatisch eine Zusendung durch die Warenwirtschaft angeordnet werden. Erstellen Sie ein Begleitformular für einen Reparaturbericht, das Sie am Ende dem Kunden als PDF weiterleiten und für die Auswertung benutzen können.